por Denise de Almeida
A pilha de papéis e documentos inerentes à relação de trabalho que se acumula no escritório dos postos de combustíveis sempre gera dúvidas entre os revendedores, mesmo porque, segundo o advogado Vanderlei Xavier dos Santos, do escritório Monticelli Breda, que presta serviços na área jurídico-trabalhista do Sincopetro, em muitas situações, esses documentos são os mais eficientes comprovantes de que todas as obrigações do empregador foram cumpridas perante a lei, ainda que se passem décadas da contratação e/ou demissão do funcionário.
Nesse sentido, ele orienta os associados no tempo de guarda dos documentos relativos aos funcionários. Veja o que exige a legislação!
Guarde por dois anos
Aviso prévio**;
Pedido de demissão**;
Termo de Rescisão do Contrato de Trabalho**.
Guarde por três anos
CAGED (Cadastro Geral de Empregados e Desempregados).
Guarde por cinco anos
Acordo de prorrogação de horas;
Atestado médico;
Autorização para descontos não previstos em lei;
Cartão de ponto;
Comprovante de entrega da Comunicação de Dispensa (CD);
Documentos relativos a créditos tributários (IR etc.);
Documentos relativos à eleição da CIPA;
Guia de recolhimento de contribuição sindical;
Recibo de férias;
Recibo de 13o. salário;
Recibo de entrega do Requerimento do Seguro Desemprego (SD);
Recibo de adiantamento de salário;
Recibo de pagamento de salário;
Recibo de entrega de vale-transporte.
Guarde por dez anos
Documentos sujeitos à fiscalização do INSS, como folha de pagamento, recibo e ficha de salário-família, atestados médicos, GPS, CAT etc.;
PIS/PASEP;
Salário-Educação.
Guarde por vinte anos
Dados obtidos nos exames médicos admissional, periódico, de retorno ao trabalho, mudança de função e demissional, incluindo avaliação clínica e exames complementares, as conclusões e as medidas aplicadas (contados após o desligamento do empregado).
Guarde por trinta anos
Documentos relativos ao FGTS.
Guarde por tempo indeterminado
Livros de atas da CIPA;
Livros de Inspeção do Trabalho;
Contrato de trabalho;
Livros ou fichas de registro de empregados;
RAIS.
** Apesar de a legislação determinar o período de guarda de dois anos para estes documentos, é aconselhável que os mesmos sejam mantidos em arquivo por cinco anos, período em que prescreve a possibilidade de uma ação trabalhista por parte do antigo empregado.
Limpando gavetas em casa
O Ibedec (Instituto Brasileiro de Estudo e Defesa das Relações de Consumo) orienta quanto aos comprovantes de pagamento de despesas do dia-a-dia que também devem ser mantidos arquivados por determinado prazo.
Guarde por um ano
Extratos bancários.
Guarde por três anos
Recibos de pagamentos de aluguel;
Recibos de diárias de hotéis;
Recibos de pagamento de restaurante.
Guarde por cinco anos
Tributos (IPTU, IPVA, IR, outros);
Contas de água, luz, telefone e gás;
Recibos de assistência médica;
Recibos de mensalidades escolares;
Pagamento de cartões de crédito;
Recibos de pagamentos a empregados domésticos;
Recibos de pagamento de condomínios.
Guarde por vinte anos
Documentos comprobatórios para aposentadoria junto ao INSS.